L’utilizzo di presentazioni multimediali allo scopo di dimostrare il proprio lavoro a un pubblico richiede spesso di sintetizzare in modo efficace una serie di dati che sarebbero difficilmente leggibili in forma numerica. I diagrammi vengono in aiuto proprio perché possono mostrare a colpo d’occhio una situazione che richiederebbe un lungo discorso per essere esposta a voce, con il rischio oltretutto di annoiare gli ascoltatori invece di catturare la loro attenzione. Vale poi sempre il principio che un’attenta selezione degli elementi grafici, compresi i diagrammi, può risultare più efficace delle parole di contorno, in quanto consente di mettere in evidenza i punti importanti e imprimerli nella mente di chi li guarda. Volendo, poi, è possibile anche utilizzare qualche trucco per porre in una luce diversa dati non propriamente rosei. La scelta del software per l’elaborazione di dati e diagrammi cade spesso su Excel, programma pressoché onnipresente. La composizione guidata svolge la maggior parte del lavoro di creazione dei grafici, tuttavia è caldamente consigliabile dedicare un po’ di tempo alla successiva rifinitura del diagramma perché risulti maggiormente utile ai propri scopi.

Preparazione dei grafici
Per prima cosa occorre definire il concetto principale che il diagramma deve trasmettere. Se i concetti da mettere in evidenza sono più d’uno, è preferibile usare più diagrammi. In ogni fase della creazione della struttura dei diagrammi bisogna verificare se il concetto primario appare sempre in modo chiaro: questo eviterà di perdere tempo senza ottenere un risultato persuasivo. I dati dai quali Excel genera un grafico devono essere strutturati in forma di tabella, i cui titoli di righe e colonne possono essere utilizzati come didascalie. Se in seguito alcuni dati della tabella vengono modificati, il relativo diagramma sarà aggiornato automaticamente. Se questo non si verificasse, aprire tramite il menù Strumenti/Opzioni la scheda Calcolo e attivare l’opzione Automatico. Una volta immessi tutti i dati, la selezione di Inserisci/Grafico apre la Creazione guidata grafico. Per una spiegazione dettagliata della procedura vedere il riquadro “Creazione guidata dei grafici in Excel”.

Scelta del tipo di grafico
La prima cosa da decidere è anche quella che ha la maggiore influenza: quale tipo di diagramma utilizzare? Non tutti i grafici infatti si prestano altrettanto bene per visualizzare in forma efficace i dati. Fortunatamente esistono alcune regole grazie alle quali si può rapidamente trovare il tipo di grafico più adatto. Istogrammi e diagrammi a barre: con entrambi questi grafici si possono visualizzare riepiloghi di dati.
L’istogramma è il tipo più utilizzato, perché si presta meglio a mostrare una tendenza in un certo intervallo di tempo o quando si vuole mostrare un confronto esatto di valori. Per visualizzare diverse categorie in un ampio intervallo di tempo, per esempio le uscite familiari nel corso di vari mesi, conviene usare l’istogramma a colonne “non in pila”. Le barre cumulative (in pila) permettono invece di visualizzare le parti di un insieme chiuso, come per esempio la distribuzione dei seggi in Parlamento. Se si usano i diagrammi a barre lo si fa di solito per motivi pratici: le barre orizzontali si prestano meglio alle didascalie lunghe, dato che offrono più spazio per i testi. Una forma particolare di istogrammi o diagrammi a barre è quella per il confronto di indici, con cui si possono confrontare elementi che a prima vista hanno poco in comune: il vero legame tra gli elementi è determinato dall’indice, che nell’esempio raffigurato è il contenuto di vitamina C in alcuni alimenti. Regole di configurazione: tutte le colonne o le barre devono appoggiarsi a una linea di base e devono differire per lunghezza ma non per larghezza. La larghezza delle barre/colonne dipende dal valore massimo da visualizzare: la colonna più alta dovrebbe essere all’incirca 10 volte più alta che larga e questo vale anche per le barre.
Grafici a linee, ad aree, a gradini: tutti e tre servono per visualizzare serie temporali. Per temi astratti, quali quotazioni azionarie o curva delle temperature di un malato, conviene usare il diagramma a linea. Un diagramma ad aree è in pratica un diagramma a linea in cui i dati vengono presentati con maggior evidenza grazie al riempimento con i colori. Se non si ha necessità di mostrare i valori intermedi tra i dati inseriti, conviene visualizzare tali dati direttamente con un grafico a gradini. Tutti questi tipi di grafico non si prestano alla visualizzazione di dati cumulativi, dato che non risulterebbe chiaro il legame tra i diversi valori.
Regole di configurazione: i grafici a linea, ad area e a gradini non sono adatti per mostrare un grosso numero di serie di dati. Soprattutto quando le diverse linee hanno andamenti simili, oppure si intersecano, non conviene superare il numero di due o tre serie di dati. La scala degli assi va scelta in modo che la distanza tra i singoli punti dati sia circa 1/5 della lunghezza dell’asse X. Gli intervalli di tempo tra i singoli valori devono essere regolari: in caso non lo siano, il salto va segnalato sull’asse X e nelle serie di dati. Grafici a torta: questo tipo di diagramma visualizza bene la ripartizione di una quantità suddivisa in varie percentuali. Naturalmente bisogna accertarsi che la somma dei componenti sia sempre del 100%.
Regole di configurazione: le dimensioni dei singoli segmenti circolari dovrebbero possibilmente essere ben differenziate, perché è difficile paragonare segmenti di grandezza simile. In questi casi conviene utilizzare piuttosto un grafico a barre o un istogramma. Il numero dei settori non dovrebbe essere maggiore di 6; di solito poi, la “fetta” maggiore va posizionata in alto, a partire dalle ore 12, e si dovrebbe proseguire in senso orario con valori man mano decrescenti. In funzione dell’obiettivo che il grafico si prefigge si possono naturalmente anche collocare in alto valori diversi da quelli suggeriti.
Grafici 2D o 3D: indipendentemente dal tipo di grafico selezionato si può scegliere tra una versione bidimensionale o in 3D. Di solito l’estetica fa preferire il grafico in 3D, ma va tenuto conto del fatto che la visualizzazione in 3D rende più difficile il confronto dei valori, con la conseguenza che a volte il grafico risulta più gradevole ma meno chiaro.

Ottimizzazione del grafico La Creazione guidata grafico di Excel crea in pochi passi un diagramma finito. Per renderlo un grafico ben fruibile, che comunichi cioè in modo chiaro quanto desiderato, si deve però solitamente apportare qualche modifica. Conviene comunque porre dei limiti alla propria creatività, nonostante Excel permetta di applicare diversi effetti visuali, altrimenti il grafico risulterà sovrabbondante e poco comprensibile. Tutti gli elementi grafici dovrebbero sostenere in modo razionale il concetto da esprimere e rendere evidenti al primo sguardo le informazioni più importanti che il grafico vuole trasmettere. Con una seconda occhiata l’osservatore dovrebbe poi essere in grado di cogliere le informazioni accessorie; una eventuale ultima occhiata potrebbe mostrare alcuni dettagli, ma non devono essere presente altre informazioni, che risulterebbero solo superflue. I suggerimenti forniti più avanti possono aiutare a realizzare grafici visivamente efficaci e a rappresentare i dati in modo, per quanto possibile, oggettivo. Altri consigli riguardano invece gli errori da evitare assolutamente per non ottenere il risultato opposto a quello desiderato o rendere poco comprensibile il concetto che il grafico avrebbe dovuto trasmettere.
Scale: per fare in modo che i dati quantitativi vengano correttamente rappresentati conviene includere sempre il punto 0 degli assi, altrimenti l’effetto visivo del grafico risulta falsato. Anche le scale irregolari, logaritmiche o spezzate sono da evitare se possibile. Se non si riesce a rendere uniformi le scale conviene aggiungere un secondo asse Y: per questo, fare doppio clic sulla relativa serie dati e, nella scheda Asse, scegliere l’opzione Asse secondario. Nel caso di serie di dati lunghe conviene aggiungere una griglia, con linee che prolungano le suddivisioni della scala all’interno del grafico. Per aggiungerla aprire la finestra di dialogo Opzioni grafico con un clic destro in un punto del diagramma e, nella scheda Griglia, scegliere il tipo di reticolo desiderato.
Colori: una buona regola consiste nel non usare il colore in modo eccessivo. Per i dati importanti si devono scegliere colori che contrastano nettamente sul colore di sfondo: per esempio, se lo sfondo è bianco usare il blu o il rosso. Se si vogliono presentare gli stessi dati in più diagrammi sotto diversi punti di vista si dovrebbero mantenere sempre gli stessi colori. Per dati di contenuto simile si possono usare diverse sfumature di un colore. L’assegnazione di un colore alla serie di dati avviene facendo doppio clic sulla serie di dati stessa e selezionando la scheda Motivo nella successiva finestra di dialogo Formato serie dati.
Didascalie: per eliminare o aggiungere didascalie fare clic destro sull’area del grafico e dal menù contestuale scegliere Opzioni grafico, dove diverse schede permettono la personalizzazione degli elementi accessori al diagramma. Conviene usare un solo tipo di carattere, eventualmente utilizzato con dimensioni diverse; limitare l’uso di scritte in corsivo e sottolineato, che attirano troppo l’attenzione. Per cambiare la formattazione di una scritta basta fare doppio clic su di essa, aprendo così la finestra di elaborazione. La più importante delle didascalie, quella che per prima deve catturare lo sguardo, è il titolo che deve essere breve e suscitare un certo interesse; inoltre, se scelto bene, può da solo rendere inutile una parte delle didascalie degli assi. Tutte le didascalie devono stare vicine ai relativi dati: se c’è abbastanza spazio, il testo può essere anche inserito negli oggetti, ma se anche una minoranza di oggetti è troppo piccola, allora tutti i valori devono essere esterni. In certi casi è utile la legenda per chiarire la natura dei dati. Ordinamento dei dati: le serie temporali devono andare da sinistra a destra o dal basso in alto. Per cambiare l’ordine dei dati fare clic destro su una delle serie e selezionare la voce Formato serie dati, aprire la scheda Ordine delle serie e cambiare l’ordine dei dati.